Im Übrigen ist man nach der zweiten (kaufmännischen) Mahnung nicht mehr gar so weit vom gerichtlichen Mahnverfahren entfernt...

Das kann dann schon mal ganz dumm laufen und man hat ruckzuck einen netten Eintrag.

Insofern hat @r4711 zwar Recht, dass man nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen soll, aber hier würde ich schon rein vorsorglich professionellen Beistand empfehlen.

Was das Geschäftsgebaren insgesamt betrifft: Große Unternehmen wickeln ihre 'Kundenkontakte' mittlerweile zu über 90% rein elektronisch ab. Die dabei auftretenden Fehler sind meines Erachtens aufgrund mangelnden Personals bzw. Qualifikation oft genug kaum zu beheben. Die Last der 'Aufklärung' tragen dann häufig die Kunden.